Administration und Globale Funktionen

der mandant - die abbildung eines unternehmens in der datenbank

Innerhalb von Dynamics NAV / 365 Business Central werden die Daten eines Unternehmens (GmbH, AG, Einzelfirma etc.) oder einer Organisation (Verband, Stiftung etc.) als einzelner Mandant abgebildet. Es ist die Einrichtung und Nutzung beliebig vieler Mandanten innerhalb von Dynamics NAV / 365 BC möglich, wenn diese zu mindestens 51% dem Lizenzinhaber gehören.

Jeder Mandant besitzt seine eigenen Stamm- und Einrichtungsdaten und natürlich immer auch nur seine eigenen laufenden Vorgänge, Belege, Archive und Posten. Die juristische Trennung ist somit voll gewährleistet.

der dynamics nav (Navision) user

Die User-Verwaltung basiert auf dem System der Concurrent User, das bedeutet: Die Anzahl der Anwender die in Dynamics NAV (Navision) erfasst und verwaltet werden können, ist unbegrenzt. Die Anzahl der Concurrent User in Ihrer Lizenz bestimmt lediglich die Zahl der Anwender, die gleichzeitig auf die Datenbank zugreifen können. Wenn ein Anwender Dynamics NAV startet, verwendet das System einen verfügbaren Concurrent User. Falls mehr Anwender zugreifen wollen, als Concurrent User in der Lizenz freigeschaltet sind, erfolgt eine Fehlermeldung. Ein Zukauf von weiteren Usern ist jederzeit möglich.

Dabei gibt es zwei unterschiedliche User-Arten:

der dynamics nav ,Voll User'

Diese User haben volle Lese- und Schreibrechte in der Datenbank. Sie sind können Dynamics NAV uneingeschränkt nutzen, solange die Zugriffsrechte entsprechend eingerichtet sind.

der dynamics nav ,Limited user'

Diese User haben volle Leserechte in der Datenbank, solange die Zugriffsrechte entsprechend eingerichtet sind.

Ihre Schreibrechte sind auf wenige Tabellen eingeschränkt (z. B. Kontaktdaten aktualisieren, Preise aktualisieren). Buchungen (auch Lieferungen) dürfen durch diese User nicht ausgeführt werden.

der Dynamics 365 Business Central user

Dynamics 365 Business Central wird über ein neues und einfacheres Lizenzierungsmodell vertrieben. Dieses beinhaltet eine rein User-basierte Lizenzierung.

Die User-Verwaltung basiert auf dem System der Named User, das bedeutet: Es ist die maximale Anzahl der Benutzer festgelegt, die sich mit einem namentlich eingetragenen Zugang an Dynamics 365 Business Central anmelden dürfen.

Wenn ein Anwender Dynamics 365 BC startet, verwendet das System seinen Named User. Ein Zukauf von weiteren Usern ist jederzeit möglich.

Dabei gibt es drei unterschiedliche User-Arten:

der Dynamics 365 BC ,Essential-User'

Dieser User beinhaltet alle Module der Finanz- und Anlagenbuchhaltung, den kompletten Einkauf und Verkauf, sowie Budgets. Ein Workflow-Modul ist ebenfalls integriert.

der Dynamics 365 BC ,Premium-User'

Dieser User beinhaltet alle Module des Essential-Users und zusätzlich das Produktions- und das Service-Modul. 

der Dynamics 365 BC ,Team-Member'

Dieser User ist ein lesender User (Viewer), ohne Buchungsberechtigung.

Das ÄNDERUNGSPROTOKOLL

Hierbei handelt es sich um ein Modul, das Ihnen die Protokollierung von Änderungen ermöglicht, die ein Anwender in den Stammdaten von Dynamics NAV / 365 BC vorgenommen hat. Alle direkt von einem Anwender vorgenommenen Änderungen der Daten können somit in protokolliert werden. Mittels der Funktionalität des Änderungsprotokolls erhält man eine chronologische Übersicht aller Änderungen und es kann nachvollzogen werden, wer (welche Benutzer ID) diese Änderungen vorgenommen hat. Welche Tabellen, Felder und Aktionen protokolliert werden sollen, können Sie über die Einrichtung selbst steuern.

MEHRERE WÄHRUNGEN

Dieses Modul realisiert die Arbeit mit verschiedenen Währungen. Das gilt für Forderungen und Verbindlichkeiten, Berichte in der Finanzbuchhaltung, Ressourcen und Artikel sowie - in Verbindung mit dem Modul Banksteuerung - für Bankkonten.

Die Währungen werden entsprechend den in der Wechselkurstabelle gespeicherten Währungswechselkursen umgerechnet. Die Währungswechselkurse können für ein Datum oder eine Periode eingegeben werden.

Bei jeder Umrechnung eines Währungsbetrags in die Mandantenwährung greift die Anwendung auf den mit dem Datum der Transaktion verbundenen Währungswechselkurs zu.

Mit der Option Wechselkurs regulieren werden Forderungen/Verbindlichkeiten reguliert und unrealisierte Kursgewinne/-verluste in die Finanzbuchhaltung gebucht. Bei Bezahlung werden Kursgewinne/-verluste realisiert und entsprechende Buchungen in die Finanzbuchhaltung durchgeführt.

Neubewertungen von offenen Posten, Bankkonten und ggf. Schwankungen zwischen Mandanten- und Berichtswährung können über die Wechselkursregulierung durchgeführt werden. Für Forderungen und Verbindlichkeiten kann hierfür auch das Niederstwertprinzip nach HGB berücksichtigt werden.

WÄHRUNGSWECHSELKURSE

Mit dieser Funktion können die Währungswechselkurse durch Webservices aktualisiert werden. Die Aktualisierungen können manuell oder automatisch (über die Aufgabenwarteschlange) erfolgen. Standardmäßig werden die Währungs-Feeds von Yahoo und der Europäischen Zentralbank (EZB) unterstützt. Weitere Währungsdienste können hinzugefügt werden.

MEHRERE SPRACHEN IN BELEGEN / REPORTS

Dieses Modul ermöglicht Ihnen die Erstellung fremdsprachiger Artikelbeschreibungen und erlaubt Ihnen, Berichte und Belege in der gewünschten Landessprache auszugeben. Jedem Debitor kann ein Sprachcode zugewiesen werden, der die zu verwendende Artikelbeschreibung steuert. Die alternativen Artikel/Ressourcenbeschreibungen werden automatisch durch die entsprechenden Optionen der Ein- und Verkaufsbelege gesteuert.

MEHRERE SPRACHEN IN BENUTZEROBERFLÄCHEN

Mithilfe dieses Moduls kann der Anwender die verwendete Sprache auf dem Client in Echtzeit wechseln, vorausgesetzt die entsprechende Sprache ist in der Anwendung verfügbar.

MEHRERE KALENDER

Mit dieser Funktion können Sie Kalender mit Arbeits- und Feiertagen einrichten. Kunden, Lieferanten, Lagerorten, Mandanten, Zustellern und Einrichtungen im Servicemanagement können Kalender zugewiesen werden, die bei Bedarf individuell änderbar sind. Kalendereinträge werden bei Datumsberechnungen in Verkaufsaufträgen, Einkaufsbestellungen, Umlagerungsaufträgen, Serviceaufträgen sowie Bestellvorschlägen und Planungsvorschlägen berücksichtigt.

AUTOmatisierte abarbeitung von prozessen (aufgabenwarteschlange)

Mit diesem Modul können Sie jede Prozessaufgabe sowie Service- oder Planungsaufgaben automatisieren. Die Anwendung kann bspw. so eingerichtet werden, dass sie automatisch Vertragsverlängerungen oder Vertragsrechnungen für den Servicebereich erstellt. Außerdem kann die Anwendung automatische Überprüfungen ausführen, ob z. B. eine bestimmte Stapelverarbeitung zu einem bestimmten Datum korrekt durchgelaufen ist.